La Intendencia de Montevideo comienza a utilizar Expedientes Electrónicos

Publicado en: 27 June, 2016

La IM inaugura el sistema de gestión de trámites electrónicos, el cual ahorrará tiempo al ciudadano como así también al funcionario del organismo, permitiendo mayor agilidad en todos los trámites realizados de ahora en más.

El pasado Martes 21 de Junio la Intendencia de Montevideo comenzó a utilizar el nuevo Sistema de Expediente Electrónico (denominado dentro de la IM bajo la sigla SEL) el cual será de ahora en más el único mecanismo válido para la tramitación de expedientes públicos dentro del organismo. Dicho sistema está basado en nuestro producto de Gestión Electrónica de Documentos, iGDoc.

Todo esto fue posible gracias a un trabajo en conjunto con el equipo de la IM a nivel funcional y técnico, donde los funcionarios de la IM fueron capacitados previamente para el uso de esta nueva herramienta, a través de cursos, contando con material de apoyo para que la transición hacia este nuevo sistema sea de la forma más gradual y ordenada posible.

De ahora en más, los funcionarios podrán hacer un seguimiento eficaz de cada expediente realizado a un simple clic de distancia, lo que ahorrará tiempos significativos, tanto para el ciudadano como para la comuna.

Todos los procesos iniciados en el nuevo sistema serán fácilmente trazables, otorgando garantías para usuarios y la ciudadanía. A su vez, la condición digital del expediente permitirá asegurar su perfecta conservación, así como evitar posibles pérdidas, extravíos o adulteraciones.

En las primeras dos horas de funcionamiento del nuevo sistema, había cerca de 600 personas conectadas haciendo gestiones de forma simultánea.

 

La directora de Montevideo Inteligente, Cristina Zubillaga, mencionó en diversos medios:

“es un hito importante en la gestión electrónica de la documentación y la eliminación del papel”

“no solo se va a hacer un seguimiento electrónico del expediente sino que se van a poder seguir todos los pasos por esa vía. ¿Cuál es la ventaja para la población? La agilidad. Imagínese que cuando uno hace una actuación electrónica pasa inmediatamente a quien debe tomar la resolución. Es inmediato. Hoy en día, si es un expediente en papel, se hace, se imprime, se firma, alguien lo traslada de un lugar a otro (y la comuna además tiene servicios fuera del edificio principal), lo que insume tiempos y costos”

“Esto tiene sentido no sólo porque se elimina el papel en la comuna sino para darle más agilidad y respuestas más rápidas al ciudadano”

 “Montar un sistema de expediente electrónico es una transformación radical en la Intendencia. Se capacitó a 4.000 personas que están cambiando desde hoy su forma de trabajo en la IM y los municipios para hacer todo en forma electrónica, pero todavía no estamos en la etapa en que los ciudadanos puedan hacerlo por esta vía (aunque algunas cosas ya se pueden hacer). Por ahora, es el 100% de la gestión interna”

“Lo importante es la decisión de ir hacia una gestión totalmente electrónica”

“El ahorro importante se empezará a dar en 2017. A partir del primer semestre vamos a poder comunicar cuál fue el ahorro para la Intendencia y también el ahorro de tiempo para los ciudadanos, la rapidez en que se resuelven los problemas”
 

Para dicho proyecto se preparó la plataforma para soportar +5000 usuarios en el sistema a un promedio de 600 concurrentes, para ello se llevó iGDoc a un esquema en cluster activo con balanceo de carga, puesto a prueba por el equipo de Testing de la Intendencia de Montevideo para dar soporte a 800 usuarios concurrentes probando las clásicas operación de recepción, edición, firmado, pase de expediente y búsquedas en full text. Dichas pruebas fueran exhaustivas con tiempos de respuestas exigentes, teniendo hoy en producción una generación de 500 expedientes diarios.

Como parte del proyecto se realizaron integraciones con los sistemas de la IM, por ejemplo el sistema de seguimiento SEM y se incorporó el manejo de identidades en forma centralizada mediante la plataforma TrustedX integrada a iGDoc, siendo la IM el primer organismo en el manejo de token virtual para la firma digital simple, incorporando también la nueva Cédula de Indentidad para la firma digital avanzada.

Sin dudas esta es la instalación de expediente más grande del país con mayor volumen y carga, con tecnología de innovación, renovando el compromiso de ISA con estar a la vanguardia en sistemas documentales de alto porte, marcando el camino en manejo de Identidad Digital.

Todo esto no hubiera sido posible sin el compromiso y nivel de nuestros técnicos, y el trabajo en conjunto con el equipo de la Intendencia de Montevideo.

 


 


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